نگاه دايناسوري و حس قورباغه اي

چکيده:

واکنش مناسب و بهنگام انسان ها به شرايط تغيير يافته محيطي به شدت تحت تاثير توانايي درک و تحليل وهمچنين الگوي وزن دهي و تعيين ميزان اهميت مولفه هاي مختلف تغيير است. از سوي ديگر توانايي هاي ادراکي و الگوي وزن دهي افراد با چارچوب هاي فکري و سمت گيري هاي ذهني آنها ارتباطي تنگاتنگ دارد. در اين مقاله دو مفهوم لختي واکنش و کم اهميت دانستن تغييرات تدريجي معرفي و بررسي مي شوند. گاهي اوقات براي به خاطر سپردن بهتر اين مفاهيم از آنها تحت عناوين نگاه دايناسوري و حس قورباغه اي ياد مي شود. در پايان چندين توصيه براي از بين بردن سمت گيري هاي ذهني پيشنهاد مي شود.

مقدمه:

يکي از مهارت هاي اساسي هر تصميم گيرنده, شناخت, فهرست بندي, و شفاف سازي پيامدهاي آينده ناشي از انتخاب گزينه هاي مختلف به شمار مي رود. هنگام شفاف سازي و فهرست بندي چنين پيامدهايي علاوه بر مهارت پيش بيني آينده دسترسي به اطلاعات مفيد و با کيفيت ضروري است. در اکثر موارد دسترسي به چنين اطلاعاتي منجر به کاهش عدم قطعيت ها شده و در نتيجه پيش بيني پيامدهاي آينده و فهرست بندي آنها را تسهيل مي کند. اما در موارد بيشماري علي رغم وجود اطلاعات با کيفيت و مفيد و همچنين توانايي نسبتا خوب پيش بيني پيامدها, واکنش و اقدام نامناسب و بي کيفيتي توسط انسان ها انجام مي گيرد. يکي از دلايل چنين ضعفي وجود سمت گيري هاي ذهني و همچنين الگوي نا مناسب وزن دهي پيامدها است.

سمت گيري هاي ذهني در واقع به خاطر چارچوب هاي فکري و نوع نگاه افراد به مسائل پيراموني روي مي دهند. به عنوان مثال افراد معمولا هنگام بررسي اطلاعات برحسب نگرش خود روندهاي مطلوب و خوشايندي را شناسايي مي کنند در حاليکه اصلا چنين روند هايي وجود ندارند يا از سوي ديگر روند هاي واقعي اما ناراحت کننده و ناخوشايند را ناديده مي گيرند. تصميم گيران در اکثر موارد آندسته پيش بيني هايي را که مخالف انتظارشان بوده و ناراحت کننده هستند, رد کرده و نمي پذيرند . وجود سمت گيري هاي ذهني موجب لختي واکنش و همچنين کم اهميت دانستن تغييرات تدريجي مي شود. اولين گام غلبه بر اين چالش ها آگاهي از وجود اين سمت گيري هاي ذهني است. در بخش هاي بعد دو مفهوم ياد شده معرفي و بررسي مي شوند. شايان ذکر است که سمت گيري هاي ذهني و الگوهاي وزن دهي, هم تصميم ها و اقدامات فردي را تحت الشعاع قرار مي دهند و هم اقدامات و واکنش هاي اجتماعي.
 
نگاه دايناسوري و لختي واکنش

سال ها پيش دايناسورها حاکمان بلامنازع کره زمين بودند. اين حيوانات در قالب گونه هاي گوشتخوار و گياه خوار در اکوسيستم زمين بدون هيچ مشکل خاصي و با آرامشي باور نکردني زندگي مي کردند. آنها تصور مي کردند که چون جثه بزرگي دارند احتمال انقراض نسلشان تقريبا صفر است. اما همين اعتماد بيش از حد به رويداد هاي آينده بالاخره روزي به ضرر آنها تمام شد.

داستان از اين قرار بود که در يک ظهر بسيار گرم و معتدل ناگهان چندين شهاب سنگ در جو کره زمين مشاهده شدند که با سرعتي خيره کننده به سطح زمين نزديک مي شدند. طبيعتا نگاه دايناسورها به سمت آسمان متوجه شد. برخي از آنها به يکديگر مي گفتند:" چه منظره زيبايي تا کنون گوي هاي آتشين در آسمان نديده بوديم آن هم اين وقت روز."

دايناسورها علي رغم جثه بزرگ خود مغزهاي کوچکي داشتند. با اين وجود, چند ثانيه به برخورد عظيم و شديد شهاب سنگ ها با کره زمين باقي نمانده بود که بعضي از آنها کمي نگران شدند. اما مغز آنها آنقدر کشش نداشت که بتواند پيامدهاي احتمالي اين برخورد را شبيه سازي کند. از طرف ديگر جثه بزرگشان مغز کوچکشان را به سمت دست پايين گرفتن پيامدها و عواقب اين برخورد سرنوشت ساز سوق مي داد.

بالاخره اتفاقي که نبايد رخ مي داد همه ساکنان کره زمين از جمله دايناسورها را غافل گير کرد. شهاب سنگ ها يکي پس از ديگري به زمين اصابت کردند و ابري غليظ از گرد و خاک به هوا برخاست. برخي از حيوانات در همان لحظات اوليه از بين رفتند و برخي ديگر نيز در روز هاي آينده. گرد و خاک و غبار مدتي طولاني در جو زمين باقي ماند و جلوي پرتوهاي حيات بخش و گرمابخش خورشيد را گرفت و بدين ترتيب عصر يخبندان و سرما آغاز شد. باورش کمي دشواراست اما در ظرف مدتي کوتاه نسل موجوداتي که هميشه به نگاه و درک خود اطمينان داشتند, منقرض شد. آنها در واقع قرباني نگرش خود شده بودند.

اين استعاره ساده به ما انسان ها کمک مي کند تا برخي ضعف هاي خود را شناخته و درصدد اصلاح آنها برآييم. نگرش ما به محيط پيراموني به شدت متاثر از باورها, طرز فکرها و پنجره هايي است که در ذهن خود نصب کرده ايم و از دريچه آنها به اطراف مي نگريم. اتکا واعتماد بيش از حد به نگرش هاي شخصي باعث مي شود که توانايي هاي ادراکي و تحليلي ما هنگام مواجهه با تغييرات و يافتن اقدامات مناسب و اثربخش تضعيف شود. سمت گيري هاي ذهني موجب مي شود که بسياري از تغييرات مهم را علي غم وجود شواهد و اطلاعات کافي ناديده بگيريم. يا برعکس, بر پايه واقعيت هايي براي آينده برنامه ريزي کنيم که وجود خارجي ندارند.

در مقايسه با وضعيت خاص دايناسورها, در حيات اجتماعي انسان ها اهميت تصحيح نگرش ها و مبارزه با سمت گيري هاي ذهني شايد بيشتر باشد زيرا بسياري از تغييرات شتاباني که از راه مي رسند ناملموس هستند و به سختي مي توان آنها را اندازه گرفت يا مشاهده کرد. حتي خبرگان و کارشناسان نيز قادر نيستند که همه پيامدهاي جهاني شدن, تحول و تغيير نظام هاي ارزشي و نهايتا انقلاب هاي فنآوري از جمله به نژادي, نانو فنآوري, هوش مصنوعي, بيوفنآوري و غيره را به خوبي شفاف سازند.

تاخير در واکنش مناسب که به بيان ساده لختي واکنش ناميده مي شود شايد آنچنان خطرناک باشد که بقاي افراد و سازمان ها را در معرض خطر قرار دهد. لختي واکنش بيش از آنکه ناشي از بزرگ بودن جثه باشد به خاطر نگرش هاي فوق العاده مطمئن به مسير رويداد هاي آينده روي مي دهد. جثه بزرگ شايد به اشکال مختلف اعم از سازمان يا شرکت بزرگ, دانش زياد, قدرت سياسي بلامنازع و يا سرمايه انبوه ظهور يابد. اما سازمان ها و افراد بيشماري علي رغم جثه بزرگ خود توانسته اند به خوبي با تغييرات کنار آمده و پيش از غافل گيري با شناخت غير مغرضانه پيامدهاي بالقوه آينده و شفاف سازي آنها به استقبال تغييرات بروند. يکي از مهارتهاي اصلي چنين افراد و سازمانهايي تصحيح مستمر نگرش ها, مبارزه با سمت گيري هاي ذهني و چالاکي است.
 
حس قورباغه اي و تغييرات تدريجي

پژوهش هاي انجام شده در روان شناسي تصميم گيري انسان ها نشان مي دهد که افراد معمولا به تغييراتي که حول يک رويداد بزرگ شکل مي گيرند بيشتر اهميت مي دهند تا تغييراتي که نتيجه انباشته شدن تدريجي و بسيار آهسته تحولات جزئي هستند. چنين چيزي بيانگر وجود الگوهاي خاص وزن دهي در ذهن افراد است. تغييرات تدريجي معمولا ناملموس هستند و به سختي مي توان آنها را مشاهده کرد. اما شايد اثر و قدرت آنها به مراتب بيشتر از تغيرات ناگهاني و شديد باشد. در واقع افرادي که با استدلالهاي به ظاهر محکم و منطقي براي تغييرات جزيي و بطئي وزن کمتري در نظر مي گيرند شايد در آينده غافل گير شده و قرباني سمت گيري هاي ذهني خود شوند.

آزمايشي ساده در بيان و درک بهتر اين مفهوم به ما کمک مي کند. دو ظرف آب تهيه کنيد. دريکي از آنها آب نسبتا داغ بريزيد و در ديگري آب سرد و ولرم. آنگاه دو قورباغه را داخل اين ظرف ها رها کنيد. قورباغه اي که داخل آب داغ مي افتد سريع بيرون مي پرد. سپس با يک چراغ الکلي و شعله پايين ظرف آب سرد را به تدريج گرم کنيد. مي بينيد که قورباغه واکنش خاصي از خود نشان نمي دهد و هچنان مشغول شنا کردن است. دماي آب کم کم به دماي جوش نزديک مي شود و چون قورباغه تغييرات تدريجي را حس نمي کند ناگهان غافل گير شده و حيات خود را در معرض خطر مي بيند. اما ديگر دير شده و چاره اي جز تسليم شدن در برابر سرنوشت مرگبار خود ندارد. دليل مرگ دردناک اين قورباغه الگوي وزن دهي نامناسب و بي اهميت دانستن تغييرات تدريجي است.

در زمان جنگ آمريکا با عراق که زمزمه هاي حمله احتمالي آمريکا به ايران مطرح بود افراد مختلفي گرفتار اين تله روانشناختي شده بودند. آنها با وزن دهي بيش از حد به پيامدهاي احتمالي اين رويداد بزرگ, اهميت تغييرات تدريجي و داخلي را, بويژه رويداد هاي مربوط به شکست جنبش اصلاح طلبي و حذف تدريجي چهره هاي شاخص اين جناح از ساختار قدرت سياسي, دست کم گرفتند.

والدين بيشماري را مي توان مثال زد که روزي ناگهان دريافته اند فرزند آنها بسيار تغيير کرده است. در حاليکه اين تغيير بزرگ و ناگهاني در واقع نتيجه انباشتگي مستمر تحولات بسيار جزئي در رفتار و سبک زندگي او بوده است. تربيت ها و آموزش هاي آنها به اين خاطر بي اثر مي شود که دچار حس قورباغه اي مي شوند. يعني تغييرات جزئي و تدريجي را که بسيار آهسته انباشته مي شوند, ناديده مي گيرند.
 
چندين توصيه براي از بين بردن سمت گيري هاي ذهني

اولين گام مبارزه با سمت گيري هاي ذهني شناسايي آنهاست. افراد و جوامع بسته به اينکه چه باورها و طرز فکرهايي دارند نسبت به انواع مختلف تله هاي روانشناختي و سمت گيري هاي ذهني آسيب پذيرند. فهرست کوتاه و ناکامل زير شايد به عنوان اولين گام در تصحيح نگرش ها و بهبود کيفيت تصميم ها مثمر ثمر واقع شوند:
۱- تلاش کنيد قبل از اتخاذ هر تصميم مهمي از چشم انداز افراد ديگر نيز به مساله خود نگاه کنيد. مثلا اگر پزشک بيمارستان هستيد تصور کنيد اگر جاي پرستار بوديد چگونه مساله خود را بررسي و تحليل مي کرديد.

۲- پيش از انجام اقدامات خود با ديگران مشورت کنيد. والدين, دوستان, همکاران و بويژه کارشناسان بي طرف شايد در مقايسه با شما سمت گيري هاي ذهني کمتري داشته باشند.

۳- سعي کنيد حتي الامکان انتقاد پذير باشيد. يک مخالف يا منتقد مي تواند نگرشها و باورهاي نادرست شما و همچنين الگوي وزن دهي تان را تا حد زيادي تصحيح کند. ساکت کردن يک منتقد يا مخالف بهترين راه و آسان ترين شيوه براي تهديد بقاي خودتان است.

۴- افراد معمولا نخست تصميم مي گيرند و سپس براي تاييد تصميم خود سراغ مشاوره مي روند. وجود يک تصميم اوليه به افزايش سمت گيري هاي ذهني کمک مي کند به گونه اي که افراد مذکور شواهد, اطلاعات و واقعيت هاي موجود عليه تصميم خود را به آساني رد مي کنند. سعي کنيد قبل از مشورت با ديگران تصميم نهايي درذهنتان تثبيت نشود.

۵- متغير هاي کليدي محيط پيراموني را شناخته و به طور مستمر آنها را پيگيري کنيد. چنين کاري موجب مي شود که علائم هشدار را زودتر از ديگران دريافت کنيد.

۶- هميشه به خاطر داشته باشيد که هيچ انساني کامل نيست. هر فردي بايد تلاش کند نقائص خود را با مزيت هاي ديگران بپوشاند. به عنوان مثال اگر طرز فکري کاملا منطقي و عقلاني داريد بهتر است با فردي که به احساسي بودن مشهور است ارتباطي نزديک داشته باشيد يا برعکس اگر به جاي درک و تحليل بر شهود و بينش خود تکيه مي کنيد حتي الامکان با فردي که مخالف شهود است رابطه داشته باشيد. از اين طريق سمت گيري هاي ذهني شما به اندازه قابل توجهي متوازن مي شود.

۷- روندهاي مورد علاقه خود اعم از سياسي, فرهنگي, اجتماعي, و اقتصادي را با استفاده از شاخص هاي مناسب و مستدل به صورت مستمر پايش کنيد. اين شاخص ها در واقع مانند دما سنج به شما کمک مي کنند بفهميد که آيا آبي که در آن شنا مي کنيد داغ شده است يا نه.
 
 
________________________________________

منابع براي مطالعه بيشتر:
• کيني، رالف. تفکر ارزشي: راهي به سوي تصميم گيري خلاق، مترجم وحيد وحيدي مطلق، موسسه مطالعات فرهنگ جهاني آينده، تهران،‌ نشر کرانه علم, ۱۳۸۱
 
• Hammond, John S., Ralph L. Keeney, and Howard Raiffa, Smart Choices: A Practical Guide to Making Better Decisions, Boston: Harvard Business School Press, 1999

 
• Kahnman, Daniel, Paul Slovic, and Amos Tversky, Judgment Under Uncertainty: Heuristics and Biases, New York: Cambridge University Press, 1982.

 
• Kahneman, Daniel, and Amos Tversky, The Simulation Heuristics, New York: Cambridge University Press, 1982.

 
• Klein, Gary, Sources of Power: How People Make Decisions, Cambridge, Mass.: MIT Press, 1998.

 
• Lempert, Robert J., Steven Popper and Steven C.  Bankes, Shaping the Next One Hundred Years: New Methods for Quantitative, Long-Term Policy Analysis, RAND Pardee Center, 2003.

 
________________________________________
منبع:

 بنیاد آینده نگری ایران
 

                                                                                               توفیق از اوست

مديريت از نگاه سيستمي

1-              در گذشته‌هاي نه چندان دور اكثريت را باور بر اين بود كه يك مدير خوب، مادرزاد مدير به دنيا مي‌آيد و البته هنوز هم درصد قليلي چنين مي‌نگرند. حاصل جمع اين نگرش با نظريه جمعيت قابل توجهي از انديشمندان عرصه علم مديريت مبني بر اينكه مديريت علم است و نيازمند كسب مهارت‌هاي لازم را مي‌توان اينگونه بيان داشت كه، مديريت هم علم است و هم هنر و البته متكي بر فلسفه خاص خود. علم است چرا كه فنون و مهارت‌ها و روش‌هاي متعددي در آن بكار مي‌رود كه بدون كسب دانش مربوطه عمل به آنها ممكن نيست و هنر است، زيرا نيازمند وجود ظرفيت، استعداد و توانمندي‌هاي ذاتي براي كار با ديگران و توسط ديگران است. و تا حدي هم فلسفه است بدين خاطر كه مبتني بر مباني فلسفي انسان شناسي و مباني اجتماعي است و گاهي نيم نگاهي هم به علم اخلاق دارد.
2-              شايد راه موثر‌تر براي پي بردن به نيازمندي‌هاي مهارتي يك مدير، آشنايي با حوزه و دامنه كار او باشد. اگر چه تئوري‌ها و نظريه‌هاي متعدد و متنوع فراواني در عرصه مديريت ارائه شده است و طيفي را از تئوري‌هاي كلاسيك و نئوكلاسيك تا نظريه‌هاي نوين مديريت در بر مي‌گيرند اما به آساني نمي‌توان از نگرش سيستمي براي ترسيم عرصه مديريت چشم پوشي نمود. لذا در اين مقاله با بهره‌گيري از يك مدل ساده سيستم، مديران و يا علاقه‌مندان به مديريت را وارد فضاي فعاليت‌هاي مديريتي مي‌كنيم تا هم به عمق و زوايا و اهميت موضوع بيشتر پي برده و هم توانائي‌هاي خود را براي بدوش كشيدن اين بار سنگين ارزيابي نمايند. صاحب نظران عناصر اصلي يك سيستم را بشرح زير نام مي‌برند:
الف- Inputs (داده‌‌ها- منابع- ورودي‌ها)
ب- Process (فرآيند- جريان- پروسه)
ج- Out Puts (ستاده‌ها- اهداف- خروجي‌ها)
د- Feedback (بازخورد- بازخور)
هـ- Environment (محيط)
نام بردن از عناصر فوق صرفاً از باب تعارف و بيان نظريه نيست. بلكه در واقع در هر زمان و مكاني كه هر نوع فعاليت با هر ماهيت و كميتي در راستاي اهداف خاص انجام مي‌گيرد، سيستم فوق وجود دارد و غير قابل انكار است. ممكن است هر يك از عناصر بصورت ضعيف مورد توجه قرار گيرد، اما قابل حذف نيستند و خواه ناخواه هر عنصر تاثير خود را بر سازمان بر جاي خواهد گذاشت. بديهي است تاثير هر يك در زمان، مكان، شرايط و با ماهيت‌هاي متفاوت يكسان نخواهد بود.
3-              يك نفر مدير و يا شخصي كه علاقه مند است وارد عرصه مديريت بشود بايد منابع سازماني خود را بشناسد و نسبت به تعيين و تامين آن اقدام نمايد. از جمله اين منابع عبارتند از:
1-3-  نيروي انساني؛ هيچ سازماني بدون نيروي انساني قابل تصور نيست. از آنجا كه مخاطب اين مقاله دست اندركاران بخش صنعت بخصوص صنعت سيمان است و سازمان‌هاي اينچنين معمولاً از حجم بزرگتري برخوردارند تحليل كميت و كيفيت و تركيب اين نيروها از اهميت به سزايي برخوردار است. تركيب نيروي انساني سازمان مي‌تواند بشرح زير مورد توجه قرار بگيرد:
•   مديران ارشد، مديران مياني، مديران پايه، سرپرستان، كارشناسان، مشاوران، تكنسين‌ها و ساير نيروهاي فني و خدماتي. اهميت اين منبع در سازمان‌ها به حدي است كه امروزه مديريت منابع انساني بعنوان يك گرايش مهم در مديريت، دانشگاه‌ها و مراكز علمي را وادار به ايجاد مقاطع تحصيلي كارشناسي ارشد و دكترا نموده است.
•   صاحبان سهام و مالكان و افرادي كه به هر نحو صاحب و ولي نعمت سازمان تلقي مي‌شوند.
•   مشتريان، ارباب رجوع و افرادي كه به هر نحو با محصولات و خدمات سازمان در ارتباط هستند.
•   و همه افرادي كه به هر نحو با سازمان در ارتباط خواهند بود و سازمان در برنامه ريزي‌ها بايد آنان را مدنظر داشته باشد.
2-3- منابع مالي و پولي سازمان؛ اعم از سرمايه‌گذاري‌هاي اوليه دولتي يا خصوصي، اعتبارات، وام‌ها و هر نوع منبع مالي كه در تداوم حيات سازمان موثر است.
3-3- منابع سرمايه‌اي و امكانات ثابت اعم از زمين، ساختمان و ماشين آلات و تجهيزات فني و اداري
و ...
4-3- منابع قانوني و مجموعه مقررات و ضوابطي كه در شكل‌گيري و تداوم حيات سازمان و نحوه فعاليت‌هاي آن اثر گذراند از قبيل قانون اساسي، قوانين تجارت، كار و ...، اساسنامه، آئين نامه‌هاي اجرايي و مصوبات مجمع و هيئت مديره
5-3- منابع اطلاعاتي و هر نوع داده و اطلاعات پردازش شده‌اي كه در سازمان مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
6-3- آمال، آرزوها، رسالت‌ها، ماموريت‌ها و اهداف نهايي سازمان كه اگر چه در Outputها جاي دارند لكن از آنجا كه هر نوع تغيير و جابجايي در آنها ممكن است سمت و سوي سازمان را تغيير دهد از نظر برخي صاحب نظران در واقع جزو منابع نيز بحساب مي‌آيند.
7-3- ارزش‌ها، فرهنگ و همه آنچه براي بانيان و صاحبان سازمان داراي اهميت بوده و نوعي خط قرمز براي سازمان و كاركنان آن بوجود مي‌آورند.
8-3- و همه آنچه بعنوان اجزا و منابع مد نظر بوده و حذف، جابجايي و يا تغيير آنها در فرآيند و عملكرد سازمان تغيير بوجود مي‌آورند.
سوال: آيا بدون برخورداري از دانش مديريتي و آنچه بعنوان مجموعه تئوري‌ها، نظريات، مدل‌ها و الگوهاي مديريتي ارايه شده است مي‌توان منابع سازمان را شناسايي، تعيين و تامين نمود.
4-              پس از حصول اطمينان از تهيه منابع سازمان، فرآيند و جريان كار آغاز مي‌شود. صاحب نظران مديريت عليرغم اختلاف نظريه‌هاي جزئي عموماً فرآيند سيستم مديريت را شامل مراحل زير مي‌‌دانند:
1-4- برنامه‌ريزي: در اين مرحله كه با طرح سوالاتي از قبيل، چه كاري، چرا، چگونه، توسط چه كساني، كجا، طي چه مدت با چه مقدار هزينه و امكانات، در چه زماني؟ و ... آغاز مي‌شود، هدفگذاري سازمان انجام گرفته و در راستاي تحقق اهداف از پيش تعيين شده، چگونگي، روش‌ها و نحوه رسيدن به اهداف مشخص مي‌شود. نيروي انساني و امكانات مورد نياز پيش بيني و برآورد مي‌شود. محل، زمان و مدت انجام كار در هر سازمان، استراتژي‌ها، سياست‌ها و خط مشي‌ها و روش‌هاي كار با اتكا به اهداف انتخاب مي‌گردند. هدف‌گذاري را يكي از مهمترين و در واقع اساسي‌ترين مرحله از فرآيند مديريت تلقي مي‌كنند. چرا كه ممكن است يك سازمان خوب كار بكند اما اهداف خوبي نداشته باشد لذا انتخاب اهداف درست يعني انتخاب كارهاي درست و اين همان چيزي است كه تحت عنوان Effictivness يا اثر بخشي از آن نام مي‌برند. گر چه برخي از صاحب نظران مديريت جايگاه تصميم‌گيري را اين جا مي‌دانند اما درست آنست كه بگوئيم تصميم‌گيري در تمام مراحل سيستم مديريت صورت مي‌پذيرد و از Inputs تا Outputs و حتي تعامل با محيط حضور دارد.
2-4- سازماندهي: شناسايي و تقسيم وظايف، دسته‌بندي آنها و برقراري ارتباط بين واحد‌ها و افرادي كه در هر يك از اين باكس‌ها قرار مي‌گيرند. اشكال مختلف ساختار سازماني، پهنا و بلنداي سازمان، حيطه نظارت، جايگاه واحد‌هاي صف و ستاد و طراحي متمركز يا غير متمركز سازمان براي تصميم‌گيري‌ها در همين مرحله انجام مي‌گيرد.
3-4- بسيج منابع و تجهيز امكانات و نيروي انساني از نظر تعدادي از انديشمندان علم مديريت پس از سازماندهي ضرورت پيدا مي‌كند برخي نيز تعيين و تامين نيروي انساني و مديريت منابع انساني را در همين مرحله ذكر كرده‌اند. در هر حال آنچه مهم است اينكه مدير پس از سازماندهي مطلوب بايد در فكر تامين منابع و امكانات مورد نياز براي اجرا باشد كه تحت عنوان Equepment يا Staffing مورد اشاره قرار مي‌گيرد.
4-4- هدايت و رهبري: پس از استقرار نيرو در سازمان، مدير در سه بعد ايجاد انگيزش، رهبري و ارتباطات بعد رهبري خود را بوسيله آشنايي با تئوري‌هاي روانشناس و علوم ارتباطات بعنوان پيش نيازهاي موفقيت مديران در اين عرصه آغاز مي‌كند.
5-4- كنترل و نظارت كه نيازمند شناخت دقيق اهداف، استانداردها و شاخص‌هاي مد نظر سازمان و تسلط بر وضعيت موجود و توانايي اصلاح كمبودها و نواقص است.
5-              دستاوردها، نتايج، اهداف و خروجي‌ها مهمترين ركن‌ هر سازمان‌اند. مدير بايد ضمن شناخت كامل از اين Outputها بتواند علاوه بر تحقق اهداف سازمان، اهداف جامعه، كاركنان و مديران و سرپرستان را متحقق و در مجموعه نيروي انساني مرتبط رضايتمندي ايجاد نمايد. اهميت اين عنصر از سيستم مديريت تا آنجاست كه دريابيم كل منابع و سازمان براي تحقق اين اهداف است و با بي‌توجه به اين مهم، موجوديت سازمان زير سوال خواهد رفت.
6-              استفاده از Feed BacK و اخذ بازخور از ستاده‌ها و دستاوردهاي سيستم نه تنها ضروري بلكه ضامن پويايي و تداوم حيات سازمان است. در كنار اين امر توجه به Forward Back و ارزيابي‌هاي قبل از وقوع نيز امروزه مديران و سازمان‌ها را به قناعتي رسانيده است كه بحث از Feed Back360 (بازخورد دوراني) به ميان مي‌آيد. و نه تنها بازخور مرحله پاياني نيست بلكه در تمام مراحل، تمام افراد سازمان در حالت بازخور به يكديگر خواهند بود.
7-              از منظر نگرش سيستمي پنجمين و مهمترين عنصر سيستم مديريت، محيط است. اهميت نقش محيط در تداوم فعاليت‌هاي هر سازمان موجب شد پس از نظريه‌هاي كلاسيك و نئو كلاسيك، انديشه سيستمي وارد عرصه مديريت شده و نقطه عطفي در فرآيند رشد آن ايجاد نمود. حضور نگرش سيستمي در مديريت باعث شد نگاه صرف به داخل سازمان به سوي خارج از آنهم منعطف گردد. تاكيد بر اهميت محيط، پذيرش اين واقعيت است كه در هر سازمان، عواملي بر فرآيند و عملكرد آن تاثير مي‌گذارند كه سازمان عليرغم تاثير متقابل بر آنها تسلط ندارد. محيط‌هاي طبيعي، فرهنگي، اجتماعي، اقتصادي و سياسي هر يك به نوعي بر سازمان و مديريت تاثير مي‌گذارند. مديراني موفق خواهند بود كه بتوانند ضمن شناخت اين عوامل، سازمان را به نحوي هدايت و اداره نمايند كه بتواند تهديدهاي محيطي را به فرصت‌هاي پيش برنده تبديل نمايد. توجه به محيط و تحولات آن است كه اهميت مديريت استراتژيك و منعطف را مطرح ساخته و از مديريت در فرهنگ‌هاي مختلف سخن به ميان مي‌آيد.
براي تنظيم، تركيب و اداره پنج عنصر سيستم مديريت طي يك قرن گذشته ده‌ها و صدها تئوري، مدل و الگو عرضه شده است، كه بكارگيري هر يك در هر زمان و مكان و در شرايط خاص خود مي‌تواند كاربرد موثر داشته باشد. بديهي است اعمال مديريت در عصر ما، عصر تحولات چشمگير، عصر تنوع و تكثر اطلاعات، سرعت و دقت بدون برخورداري از شناخت كافي اگر ناممكن نباشد، به همان اندازه كه علم و مهارت و آگاهي در مديري موجود نباشد درصد موفقيت را كاهش خواهد داد. جمع‌بندي آنچه گفته شد را مي‌توان اينگونه بيان داشت كه مديريت موفق و موثر تابعي است از ويژگي‌هاي مدير (ميزان استعداد ذاتي او، ميزان برخورداري از مهارت‌ها، فنون و آگاهي‌هاي وي از تئوري‌ها، مدل‌ها و الگوي ارايه شده، هوش، ذكاوت، قدرت درك و استدلال) ويژگي‌هاي كاركنان و كليه افرادي كه مدير با آنها كار مي‌كند، وضعيت شفافيت تعريف رابطه بين مدير و افراد مرتبط با وي، شرايط مكاني و زماني. بدين لحاظ استدلال اينكه بدليل وجود برخي مديران موفق فاقد علم مديريت اما برخوردار از استعدادهاي مديريتي نشان مي‌دهد كه براي مديران كسب علم و دانش مربوطه نيازي نيست كاملاً رد شده است. چرا كه مي‌توان ديد اگر آن گونه مديران استثنايي از علم و دانش مديريت نيز برخوردار بودند درصد موفقيت آنها چه مقدار افزايش مي‌يافت و البته ميزان هزينه آنان نيز بايد محاسبه شود.
سخن آخر اينكه: مديران و يا افرادي كه علاقمند به ورود در عرصه مديريت هستند زماني از موفقيت كامل برخوردار خواهند بود كه اولاً از وجود استعداد ذاتي مديريتي در وجود خود، بعنوان شرط لازم و نه كافي، اطمينان يابند ثانياً به كسب دانش و علم مديريت در حد نياز بپردازند و ثالثاً با آگاهي كامل از وضعيت سازماني و محيطي كه قرار است در آن مديريت كنند، تئوري‌ها، مدل‌ها و الگوهاي مناسب آن سازمان و شرايط را برگزيده و رابعاً به اين اصل باورمند باشند كه رمز موفقيت مديريت در بهره‌گيري از همه عناصر و عوامل است لذا مديريت را كار يك نفر تلقي ننمايند و صرفاً بر توانمندي‌هاي خود متكي نباشند، تكنيك‌هاي O.D باور به سازمان‌هاي يادگيرنده و بهبود مستمر سازماني در T.Q.M در فضاي نگرش سيستمي و اقتضاء را دستمايه اقدامات خود قرار دهند.
منابع:
1)    مديريت عمومي، دكتر سيد مهدي الواني
2)    اصول مديريت، دكتر علي رضائيان
3)    پنجمين فرمان، تأليف پيتر سنگه، ترجمه: كمال هدايت و محمد روشن
4)    تئوري‌هاي سازمان و مديريت، تاليف: هيكس و گولت ترجمه گوئل كهن
5)    مديريت در عرصه بين‌المللي، تاليف كارل ريكس، ترجمه خانم دكتر شمس‌السادات زاهدي و حسن دانايي فرد

                                                                                          توفیق از اوست

جذب نیروی انسانی

حضرت امیر (ع) : پس دركارانتخاب عاملان خودبينديش وتنهاپس ازآزمون وامتحان ,آنهارابه كاربگماروازروي هواوهوس وبدون توجه به نظرديگران به كارشان مگير در اغلب سازمانها به هنگام استخدام و گزینش نیروی انسانی ، فرمهای خاصی جهت کسب حداقل اطلاعات شخصی داوطلبان استخدام ، تهیه شده اند . هر چند این نکته عمومیت ندارد ولی کسب یا در اختیار داشتن اطلاعاتی که از صحت آنها اطمینان نداریم ، نه تنها کمکی به سازمان نمیکند بلکه موجب گمراهی سازمان نیز میشود . به منظور جلوگیری از انحراف اطلاعات در ابتدا باید دید منظور از کسب اطلاعات پرسنلی به چه منظور انجام میشود ؟ کسب اطلاعات پرسنلی قاعدتا بایستی طی چندین مرحله انجام گیرد، سپس در مرحله تنفس یا در زمان تصمیم گیری برای استخدام ، کلیه اطلاعات در کنار هم قرارداده شوند تا امکان بهره برداری از آنها میسر گردد ...

مرحله نخست در این مرحله یکسری از حداقل اطلاعات برای شناخت داوطلبان استخدام لازم است . متاسفانه کم نیستند سازمانهایی که در همین مرحله نیز مایل هستند تمامی اطلاعات داوطلبان اعم از مشخصات فردی و خانوادگی ، تحصیلات، تجارب کاری ، سوابق علمی و تالیفات و ... را جملگی در یک فرم و در مرحله قبل از مصاحبه استخدامی کسب کنند. اینکار

اولا کمکی به سازمان نمیکند چرا که کمتر مصاحبه کننده ای توانایی به خاطر سپردن تمامی این حجم اطلاعات متنوع از دهها داوطلب استخدام را دارد و در ضمن اگر بر فرض محال توانایی اینکار را هم داشته باشد ، تنوع و حجم این اطلاعات موجب کاهش قدرت تجزیه و تحلیل مصاحبه کننده میشود که در هر صورت منتهی به تنزل کیفیت فرآیند گزینش نیروی انسانی میگردد.
ثانیا در صورت عدم جذب بسیاری از داوطلبان ( که بدلیل محدودیت ظرفیتها ) طبیعتا تعداد قابل توجهی از داوطلبان در اغلب موارد استخدام نمیشوند و این موضوع ( یعنی کسب تمامی اطلاعات اشاره شده در این مرحله ) موجب اعتراض بحق داوطلبان میشود .
بمنظور جلوگیری از این بروز اینگونه مسایل پیشنهاد میگردد که سازمان، در مرحله انتخاب اولیه از بین داوطلبان ، به اطلاعاتی شامل اطلاعات فردی ، تحصیلات ، تجارب و سوابق کاری ، سوابق علمی و شرایط اختصاصی بسنده نماید . به جهت جلوگیری از اتلاف وقت داوطلبان و سازمان ، پیشنهاد میگردد بلافاصله پس از تکمیل فرم اطلاعات اولیه ،در صورتیکه بنا به تشخیص واحد متولی گزینش نیروی انسانی ، داوطلب برای احراز سمت مورد نظر مناسب تشخیص داده شد ، آزمونهای عمومی هوش و شخصیت از داوطلب بعمل آمده و با در نظر داشتن حداقل نیاز جایگاه سازمانی مورد نظر ، جهت اخذ آزمون های تخصصی احتمالی توسط واحد یا شخص متقاضی نیروی انسانی اقدام گردد و در صورت موفقیت، مجموعه ای از :

اطلاعات اولیه اخذ شده ،
نظر واحد متولی گزینش نیروی انسانی و نتیجه آزمونهای هوش ،
شخصیت و آزمون تخصصی ،
همچنین رتبه هریک از داوطلبان بروی نمودار ،
باطلاع شخص یا واحد متقاضی نیروی انسانی رسانده شود و در صورت صلاحدید واحد یا شخص مزبور ، مصاحبه انجام گردد . همچنین لازم است در هر صورت ، پس از پایان مصاحبه ابتدایی ، نتیجه بطور ضمنی باطلاع داوطل رسانده شود ویا حداقل تاکید شود که در صورت نیاز حداکثر ظرف مدت مشخصی جهت مصاحبه بعدی از داوطلب دعوت خواهد شد . همچنین لزومی به اطلاع داوطلب از نتیجه آزمونهای هوش ، شخصیت و آزمون اختصاصی نیز نمیباشد و در صورت جویا شدن داوطلب نیز ذکر این نکته که نتایج بصورت نسبی و مقایسه ای میباشد ، کفایت مینماید . لازم است کلیه مراحل بالا در حداقل زمان ممکن و در طی یک جلسه انجام گردد تا موجب اعتراض بعدی داوطلبانی که باستخدام سازمان در نیامده اند ، نگردد . به این منظور لازم است واحد متولی گزینش نیروی انسانی کلیه تلاش خود را مصروف راهبری و اجرای مرتب مراحل فوق نماید. مرحله مصاحبه استخدامی پس از مصاحبه اولیه ، چنانچه متقاضی نیروی انسانی ، هر تعداد از داوطلبان را مناسب تشخیص دهد ، واحد متولی گزینش نسبت به تکمیل مدارک و جمع آوری اطلاعات این دسته از داوطلبان بصورت متمرکز وبرگزاری مصاحبه استخدامی اقدام مینماید. لازم است در این مرحله ، اطلاعات ثانویه شامل :

مشخصات دقیق سجلی
وضعیت تاهل ، مشخصات و سوابق تاهل
تعداد و مشخصات دقیق فرزندان وافراد تحت تکفل
وضعیت مسکن و مشخصات دقیق مربوطه ( شامل تملک ، آدرس و کروکی ) از مدت معینی تا بحال
وضعیت و سوابق تحصیلی و مشخصات دقیق مربوط به زمان و مکان تحصیل
سوابق علمی و آموزشی و مشخصات دقیق مربوط به زمان ، مکان، نام استاد یا استاد راهنما یا مسول گروه آموزشی و دلیل نیاز به آموزشها
سوابق و تجارب شغلی مرتبط و غیر مرتبط ، با ذکر دقیق مقاطع زمانی ، مکان ، وظایف محوله ، اقدامات انجام شده ،طریقه آشنایی و علت قطع رابطه استخدامی ، نام فرد یا افراد مافوق
نام ، مشخصات و آدرس معرف یا معرفهایی با ذکر مدت ، نوع و میزان آشنایی ( ترجیحا غیر منتسب )
نام، مشخصات و آدرس بستگان درجه اول همراه با تعهد کتبی و مشروط به بیان واقعیات
از داوطلبان دریافت گردد . همچنین میبایستی به کلیه داوطلبان تصریح گردد که قطعا اطلاعات و مدارک ارایه شده ، کنترل و جهت احراز تواناییهای شغلی پیرامون ایشان تحقیقاتی صورت خواهد گرفت. سپس از داوطلبان ، توسط مقام مسول استخدام سازمان ، مصاحبه بعمل آمده و نتیجه به واحد منابع انسانی اعلام میگردد . هر چند اطلاعاتی که بلافاصله قبل از مصاحبه استخدامی اخذ میگردد ، دارای دقت تقریبا زیادی هستند ولی برای رفع سوء تفاهم بعدی بهتر است کلیه اطلاعات قبل از اعزام داوطلب به مصاحبه نهایی ، بوسیله واحد متولی گزینش و همراه با داوطلب کنترل شده و مجددا نظر مشورتی واحد متولی گزینش ، ذیل فرم کسب اطلاعات ، قید گردد .

مرحله استخدام هر چندبلحاظ محدودیت قوانین کار و تامین اجتماعی و مقررات تبعی ، شروع بکار آزمایشی داوطلب ، قبل از استخدام رسمی و انعقاد قرارداد ، توصیه نمیشود ، ولی چنانچه بلحاظ نیاز سازمان ، داوطلب بلافاصله پس از طی مراحل گزینش ، مشغول بکار گردد ، لازم است حداقل ظرف مدت 10 روز نسبت به تحقیق در خصوص صحت مدارک ، سوابق و اظهارات داوطلب اقدام و نتیجه باطلاع مقام مسول استخدام سازمان برسد . در اینصورت پیشنهاد میگردد در صورت مواجهه با موارد متناقض با اظهارات داوطلب یا مخالف مقررات سازمان ، ضمن اطلاع فوری به واحد متقاضی نیروی انسانی ، موضوع با داوطلب در میان گذاشته شده و حل و فصل گردد ، که البته این موضوع منحصرا به سیاستهای سازمان و سبک مدیریت منابع انسانی سازمان مرتبط میباشد.

در پایان ، لازم است اطلاعات ثانویه مستخدم و سوابق تحقیقات گزینش ، در پرونده محرمانه پرسنلی و مجزا از اطلاعات پرسنلی کارکنان که احتمالا در اختیار مدیران و سرپرستان قرارداده میشود ، نگهداری گردند. همچنین لازم است اطلاعات اولیه نیز بصورت ادواری بروز شده و در اختیار سرپرستان یا مدیران مربوطه قرار گرفته و سپس در پرونده پرسنلی کارکنان نگهداری گردد

                                                                                                          توفیق از اوست

  RSS